Protokoll schreiben

Protokolle dokumentieren die Argumente und Ergebnisse von Sitzungen.
Es richtet sich an informierte und dem Gremium nahestehende Personen, soll aber auch für weniger gut informierte Personen und potentielle Nachfolger verständlich sein.
Dabei kann angenommen werden, das Leser die Unterlagen zur Sitzung gelesen haben.

Dokumentiert werden muss:

  • wer anwesend ist (Veränderungen während der Sitzung sollen das auch dokumentiert werden)
  • welche unterschiedlichen Meinungen von wem eingebracht wurden (sofern relevant und zulässig1)
  • welche Beschlüsse gefasst wurden (Abstimmungsfrage + Resultat)

Nicht dokumentiert werden muss:

  • Allgemeine Informationen über die Organisation (z.B. was in den Statuten steht)
  • Einführung in das Traktandum (falls die Beschreibung schon im Antragstext vorhanden ist)
  • Varia (ausser es werden trotzdem noch relevante Dinge besprochen)

Ein Sinnprotokoll bewahrt in Fliesstextform, was besprochen wurde.
Verzichtet kann auf alles, das nicht direkt mit der Hauptaussage der sprechenden Person zusammenhängt.

Ein Beispiel folgt, bei der persönliche Meinungen, Veränderungen bei der Anwesenheit, einen Beschluss (in Blau weil es dann gut hervorsticht) und das Resultat einer technischen Diskussion dokumentiert wird:

Florian erklärt, was ein Sinnesprotokoll ist. Er betont, dass dabei alles weggelassen werden kann, was für die Nachwelt irrelevant ist.

Linn betritt die Sitzung.

Linn stimmt dem zu.

Beschluss: Der Wiki Artikel zum Protokoll wird einstimmig angenommen

Der Vorstand diskutiert kurz, wie der Wiki-Artikel am besten den Fachvereinen zugänglich gemacht wird. Es zeigt sich, dass ein Mail mit dem Link dazu am zweckmässigsten ist.

Ein Wortprotokoll dokumentiert den exakten Wortlaut der Sprechenden. Grammatikfehler dürfen angepasst werden um das Verständnis zu erleichtern (z.B. mehrfach gesagte Wörter, Versprecher, Wartepausen («äh»),…) so lange die Aussage exakt gleichbleibt.
Beim VSETH ist das zurzeit nur beim MR-Protokoll usus.

Florian (VSETH)
Protokolle erleichtern es, Entscheide später nachvollziehen zu können.

Max (VIS)
Das hat mir geholfen, mich in eine Thematik einzuarbeiten.

Personen können beim Protokollieren mit ihrem Kürzel abgekürzt werden, wenn am Anfang des Protokolls die Kürzel erklärt sind.
Bei grösseren Sitzungen sollte nicht nur der Name oder das Kürzel angegeben werden, sondern auch die Abkürzung der Organisation (AIV, FinA, Vorstand etc.). 

Versucht bereits beim Protokollieren auszuformulieren, um euch eine mühsame nachträgliche Bearbeitung zu ersparen.
Finalisiert das Protokoll so schnell wie möglich, um Diskussion noch nachvollziehen zu können.
Protokollieren wird einfacher und effizienter mit Erfahrung: So könnt ihr es immer der gleichen Person überlassen, die dann bei anderen Aufgaben wieder entlastet werden kann.

1 damit sind primär geschlossene Diskussionen (wenn Betroffene den Raum verlassen müssten) und technische Diskussionen (wenn es z.B. um die Administration oder Workflows geht) gemeint. Diese werden dann direkt dem Gremium zugeordnet.