Bezahlung Auslagen und Rechnungen
1. Auslagenrückerstattung
Ihr müsst etwas für euer Gremium im VSETH aus eigener Tasche bezahlen und wollt wissen, wie der Prozess dazu ist? Hier die Infos dazu:
Vor dem Einreichen
Bitte macht euch vorab schlau, über welchen Budgetposten eure Auslage am Ende abgerechnet wird:
Wird etwas gekauft, muss im Vorfeld klar sein, über welche Budgetposten abgerechnet wird
Hier findet ihr eure Budgets (dann links unter entsprechendem Reiter)
Bitte behaltet alle Originalbelege (Quittungen vom Restaurant, vom Supermarkt etc.). Die MwSt.-Nummer. muss darauf deutlich erkennbar sein.
Scannt die Belege als PDF-Datei ein (am besten mit Drucker) und stellt sicher, dass alle Belege in einem PDF-Datei sind und Datei nicht grösser als 1 MB ist.
Falls eure Auslage eine vom SpEA definierte Entschädigung ist (z.B. Sitzungsverpflegung), beantragt dies bitte vorab beim SpEA und tragt die merke euch die SpEA-Antragsnummer.
Einreichen via Flowable
Im VSETH wird Flowable benutzt, um Prozesse wie Auslagenrückerstatungen zu optimieren und zu automatisieren. Flowable ist unter https://flowable.vseth.ethz.ch zu finden.
Nach dem Einloggen rechts unter "Expense claims" den "New expense claim" clicken
Wenn ihr alles korrekt ausgefüllt habt, dann solltet ihr auf dem Page rechts oben den blauen "Submit" Button sehen. Wenn ihr das clickt, wird euer Antrag eingereicht. Falls das Button grau ist, kontrolliert euer Formular, ob ihr alles korrekt eingetippt habt. Das "Save"-Button speichert nur was ausgefüllt wurde, aber reicht das Formular nicht ein!
Die KSVs der Kostenstellen werden per Mail benachrichtigt, und die müssen eure Auslagen für ihre Kostenstellen genehmigen. Falls ihr selber KSV für die Kostenstelle seid, wird dieser Schritt automatisch erledigt.
Euer Antrag wird von der VSETH-Quästur überprüft und wird ggf. genehmigt, zur Klärung an euch zurückgesendet, oder abgelehnt.
Euer Antrag wird von der VSETH-Buchhaltung überprüft und wird ggf. genehmigt, zur Klärung an euch zurückgesendet, oder abgelehnt.
Falls euer Antrag bis hier geschafft hat und genehmigt wird, werdet ihr per Mail benachrichtigt und die Auszahlung soll in den nächsten Tagen folgen.
Wenn die Auslagen ausbezahlt werden, kriegt ihr nochmal eine Mail.
2. Bezahlung von Rechnungen
Ihr habt als Gremium des VSETH eine Rechnung bekommen und wollt, dass diese von der Buchhaltung bezahlt wird?
Diese erfolgt auch über Flowable. Dieser Prozess soll nur von KSVs gestartet werden! Dafür im Flowable:
- "New" → "Work" → "Submit invoice (KSV)" clicken
- Die Rechnung als PDF-Datei hochladen und rechts oben "Submit" clicken
- Flowable Flowable den QR-Code von QR-Rechnungen lesen. Mit den meisten Dateien funktioniert das auch gut, manchmal klappt es aber nicht, oder euer Rechnung ist keine QR-Rechnung. Falls Flowable den QR-Code erkennt, werden die Lieferanten- und Zahlungsdetails (IBAN, Referenz) automatisch ausgefüllt. Bei QR-Rechnungen, die nicht gelesen werden konnten, sind die Lieferanten- und Zahlungsdetails gemäss QR-Teil auszufüllen.
- Im Prozess sieht ihr nur die Kostenstellen, für die ihr KSV seid. Wählt die Kostenstelle aus und kontiere die Rechnung mit den Positionen (zu Positionen, siehe Auslagenrückerstattungen oben)
- Euer Rechnung wird von der VSETH-Quästur überprüft und wird ggf. genehmigt, zur Klärung an euch zurückgesendet, oder abgelehnt.
- Euer Antrag wird von der VSETH-Buchhaltung überprüft und wird ggf. genehmigt, zur Klärung an euch zurückgesendet, oder abgelehnt.
- Falls eure Rechnung bis hier geschafft hat und genehmigt wird, werdet ihr per Mail benachrichtigt und die Rechnung soll in den nächsten Tagen beglichen werden.
- Wenn die Rechnung beglichen wird, kriegt ihr nochmal eine Mail.
Flowable FAQ
Übersicht Kostenstellen:
Kommissionen
Challenge - Allgemein | 40101 |
Challenge - Event | 40102 |
Challenge - Anmeldefest | 40103 |
Challenge - Run | 40104 |
Debattierclub | 402 |
ETH MUN - Allgemein | 40301 |
ETH MUN - ZuMUN | 40302 |
ExBeKo | 404 |
Filmstelle | 405 |
FLiK | 406 |
Forum & Contact - Allgemein | 40701 |
Forum & Contact - poly-e-phair | 40702 |
Fotokommission | 408 |
GECo - Allgemein | 40901 |
PolyLAN | 40902 |
Kulturstelle - Allgemein | 41201 |
Kulturstelle - WirStellenFest | 41202 |
Nightline | 413 |
Polykum | 414 |
PapperlaPub | 415 |
SSC Allgemein | 41601 |
TheAlternative | 41602 |
Tanzquotient | 418 |
SEK | 419 |
TheAlternative | (ab HS2024) 420 |
NaFe - SoNaFe | 42101 |
NaFe - WiNaFe | 42102 |
Kostenstellen weiterer Gremien
FinA | 501 |
SpEA | 502 |
ITA | 503 |
GPK | 601 |
MR | 602 |
FR - Allgemein | 603 |
FR - Sitzungen | 60301 |
FR - FRUKDuK | 60302 |
FR - TUM Austausch | 60303 |
FR - Projektetopf | 60302 |
Kostenstellen des Vorstands
VPP | 10102 |
Verband Allgemein | 10101 |
Vorstand Allgemein | 20101 |
Vorstands Projektetopf | 20102 |
Präsidium | 202 |
Quästur | 203 |
Internal Affairs | 204 |
Projekte Allgemein | 20501 |
Winterevents | 20502 |
Summerbar | 20503 |
Conquering | 20504 |
Projekti Weekend | 20506 |
ActivityFair | 20505 |
Projektistamm/PPBE | 20507 |
StuZ Event | 20508 |
Hochschulpolitik Allgemein | 20601 |
Idealistic | 20602 |
Austausch | 20603 |
Kampagnen | 20604 |
Studentische Partizipation | 20605 |
Kommunikation Allgemein | 20701 |
TdoT | 20702 |
Osterbrunch | 20703 |
WelcomeWurst | 20704 |
ETH Days | 20705 |
Ersti Bag | 20706 |
StuZ | 301 |
PVK | 303 |
ESF | 701 |