Für Fachvereine, Kommissionen, Ausschüsse, Organisationen

Warum und für was braucht es Protokolle

Jede offizielle Sitzung eines Organs muss protokolliert werden, damit die offiziellen Geschäfte (Wahlen, Beschlüsse etc.) korrekt festgehalten werden und später zur Verfügung stehen. Wie viele offizielle Sitzungen euer Gremium mindestens abhalten muss, ist in den jeweiligen Statuten/Reglementen festgehalten.

Checkliste für einzelne Sitzungen

Sitzungsbeginn

Anwesende Personen mit Kürzel aufschreiben
Beschlussfähigkeit (Quorum) kontrollieren und aufschreiben
Beschluss Annahme der Traktandenliste
Beschluss Annahme des/der letzten Protokoll(e) (falls noch ausständig)

Sitzungsmitte

Sitzung wird durchgeführt und Traktanden behandelt

Wenn sich während der Sitzung etwas ändert, z.B. jemand kommt oder geht, dokumentiert das.

Sitzungsende

Uhrzeit der Sitzungsschliessung

Nach der Sitzung

Angenommene(s) Protokoll(e) als Word oder PDF unter dem Namen ORGANISATIONSKÜRZEL-GREMIUM-JAHR-MONAT-TAG.pdf an protokolle@vseth.ethz.ch senden

Angenommene(s) vertrauliche(s) Protokoll(e) als Word oder PDF unter dem Namen ORGANISATIONSKÜRZEL-GREMIUM-JAHR-MONAT-TAG_vertraulich.pdf an protokolle-vertraulich@vseth.ethz.ch senden

Wichtiges

Unterschied Argumentationsprotokoll vs. Beschlussprotokoll

Ein Beschlussprotokoll dokumentiert die getroffenen Entscheidungen und Ergebnisse einer Sitzung in kurzer und präziser Form. Es enthält die Anwesenden, die Beschlüsse, Abstimmungsergebnisse und Verantwortlichkeiten. Ein Argumentationsprotokoll hingegen fokussiert sich auf die Diskussionen und Argumente, die zu den Entscheidungen geführt haben. Es enthält detaillierte Wiedergaben der Debatten, vorgebrachte Meinungen und Schlussfolgerungen. Während das Beschlussprotokoll auf die Ergebnisse abzielt, bietet das Argumentationsprotokoll einen umfassenden Einblick in den Entscheidungsprozess.

Stichpunkte vs. Fliesstext

Es ist in Ordnung, Diskussionen stichpunktartig aufzuschreiben. Sie müssen jedoch für die Protokolllesenden nachvollziehbar sein. Versucht, die Informationen gleich vollständig zu formulieren, um nachträgliche Bearbeitung zu vermeiden. Manchmal helfen ausführlichere Formulierungen (ganze Sätze), um nach einer Sitzung die Punkte und Gedanken besser nachvollziehen zu können.

Standardtraktanden

Feststellen der Beschlussfähigkeit, Annahme der Traktandenliste und Annahme des letzten Protokolls sind Standardtraktanden und gehören in jede Sitzung.

Das Feststellen der Beschlussfähigkeit passiert zuerst und benötigt keinen Beschluss. Je nach Statuten/Reglementen gelten andere Beschlussfähigkeitsgrenzen, kontrolliert diese vor der Sitzung.

Die Annahme der Traktandenliste ist das zweite Traktandum und legt den weiteren Verlauf der Sitzung fest. Sollten Traktanden herumgeschoben werden (z.B. antragstellende Person kommt zu spät), muss dies festgehalten werden. Die Annahme der Traktandenliste ist ein Beschluss und als solcher zu kennzeichnen.

Die Annahme ausstehender Protokolle ist ebenfalls ein Beschluss und als solcher zu kennzeichnen. Alle Protokolle aller Organe müssen angenommen und dann veröffentlicht werden. Vergesst nicht vor der Annahme eines Protokolls sicherzugehen, dass es gegengelesen wurde und Inhalt, wenn nötig, korrigiert wurde. Nach Annahme eines Protokolls gilt, was drinnen steht.

Sollte ein ausständiges Protokoll bis zur nächsten Sitzung nicht überprüft worden sein, dann verschiebt es auf die nächste Sitzung und kennzeichnet dies im Traktandum.

Beschluss: Annahme des Protokolls vom xx.yy.zzzz wird auf nächste Sitzung verschoben.

Beschluss/Wahl

Beschlüsse und Wahlen sind wichtige offizielle Geschäfte und müssen als solche gekennzeichnet werden. Achtung: Nur Beschlüsse zu protokollieren ist nicht zulässig! Für eine Sitzung muss mindestens ein Argumentationsprotokoll oder höherwertig erstellt werden. Zusätzlich kann ein Beschlussprotokoll geführt werden.

Ein Traktandum, das einen Beschluss/Wahl behandelt, beinhaltet die Anzahl Für- und Gegenstimmen und Enthaltungen oder bei offensichtlich klaren Abstimmungen das Abstimmungsresultat.

Beispiel

Wahl: xy in Gremium zz

*Diskussion*

*mehr Diskussion*

Beschluss: xy wird einstimmig in Gremium zz gewählt.

Protokoll Stockphrases

Beschlussfähigkeit: Es sind 11 von 13 anwesend, wir sind beschlussfähig.

Beschluss: Die Traktandenliste wird einstimmig angenommen.

Beschluss: Das Protokoll der Sitzung vom xx.yy.zzzz wird einstimmig angenommen.

Beschluss: Der Antrag wird grossmehrheitlich angenommen.

Beschluss: xy wird mit 8 Fürstimmen, 1 Gegenstimme und 2 Enthaltungen ins Gremium zz gewählt.

Zirkularbeschlüsse

Ein Organ kann ein offizielles Geschäft, wenn es dringend ist, ausserhalb einer offiziellen Sitzung behandeln. Diese Zirkularbeschlüsse müssen in der nächsten offiziellen Sitzung protokolliert und mit Zirkularbeschluss gekennzeichnet werden.

Vertrauliche Protokolle

Vertrauliche Protokolle beinhalten Diskussionen, Meinungsbilder oder Beschlüsse über Thematiken, welche sensible oder persönliche Informationen enthalten und daher nur einem begrenzten Personenkreis zugänglich gemacht werden. Dies sind z.B. Namen von Professoren, Infos über einzelne Studierende, etc.. Jene Traktanden sollen in einem separaten Dokument protokolliert werden und jenes dann an protokolle-vertraulich@vseth.ethz.ch geschickt werden. Diese erhalten nur die GPK, das VSETH-Präsidium und das Vizepräsidium sowie das Ressort Internal Affairs.

Versand Protokolle

Protokolle müssen nach der Annahme korrekt öffentlich gemacht werden. Normale Protokolle werden an protokolle@vseth.ethz.ch nach Annahme verschickt. Vertrauliche Protokolle werden nach Annahme an protokolle-vertraulich@vseth.ethz.ch verschickt.

Wichtig: Schickt alle genehmigten Protokolle regelmässig ein. Wir können nur bei Fragen oder Problemen helfen, wenn wir wissen, was besprochen wurde und das Thema noch aktuell ist. Es nützt wenig, wenn es im Februar Schwierigkeiten gibt und wir erst im Juni davon erfahren und nicht mehr zeitnah helfen können.

Last, but not least

Zudem solltet ihr den VSETH-Vorstand (und v.a. euren VSETH-Götti) zu all euren Vorstandssitzungen einladen, einfach ein Mail mit den Eckdaten (Wann, wo, was) an vorstand@vseth.ethz.ch oder das jeweilige Götti. Wenn ihr Fragen oder Anliegen zur Protokollführung habt, schreibt ungeniert eure Göttis an oder Internal Affairs unter ia@vseth.ethz.ch! 😊