Übergabe an Nachfolge

Du hast also eine Nachfolge für deinen Posten im VSETH gefunden?

Hier sind einige Erkenntnisse aufgelistet, wie man die Übergabe so gestalten kann, dass möglichst wenig Wissen verloren geht.

Vor dem Übergabetermin

Nimm deine Nachfolge, soweit möglich, an Sitzungen mit und stelle sie wichtigen Leuten vor.
Überarbeite und erweitere das Wiki. Mehr Informationen dazu findest du hier.
Bereite die Einarbeitung vor, in dem du dir überlegst und notierst, was du alles sagen willst. Am besten bereitest du eine kleine Powerpoint-Präsentation vor, die du auch im shared Drive oder Wiki ablegst.

Der Übergabetermin

Die Nachfolge sollte sich selbst Notizen machen. Es ist unmöglich, sich alles zu merken. Deshalb sollte die Nachfolge aufschreiben, wo im Wiki sie alles nochmals nachschauen kann.
Ermutige die Nachfolge dazu, bei der Einarbeitung auch Dinge zu hinterfragen. Nutze die Chance, eine unvoreingenommene Perspektive zu hören, um so vielleicht Optimierungsbedarf für die Zukunft zu finden.
Falls es gut geführt ist, gehe durch das Wiki durch und zeige der Nachfolge, wo sie welche Informationen finden kann.
Lasse die Nachfolge eine typische Aufgabe aus dem Tagesgeschäft erledigen. Dabei sollte sie möglichst eigenständig vorgehen und du nur beobachten. Das heisst, dass die Nachfolge soweit möglich den eigenen Computer benutzt und falls sie Fragen hat, antworte mit "Wo würdest du das nachschauen?", anstatt direkt die Lösung zu verraten. Wichtige Programme am besten zusammen installieren und einrichten.
Falls es für die spätere Tätigkeit relevant ist, kann ein Who-is-who sehr hilfreich sein. Am besten mit Bildern in einer Powerpoint-Präsentation, die bei Bedarf wieder angeschaut werden kann.
Stelle die noch zu erledigenden Aufgaben im Ressort vor und erkläre, was wie wichtig ist. Am besten sagst du nochmal explizit, was in den nächsten 2 Wochen ansteht und womit die Nachfolge anfangen soll.
Gib der Nachfolge mit, welche Probleme dir aufgefallen sind und wo du Optimierungsbedarf siehst.
Sorge dafür, dass die Nachfolge sich ermutigt fühlt, weiterhin Fragen zu stellen. Bei der Übergabe werden ganz sicher Dinge vergessen und unerwartete Probleme können immer auftauchen. Mache deutlich, dass es keine dummen Fragen gibt und lege klar fest, auf welchen Kanälen du erreichbar bist. Am besten legt ihr einen private Slackchannel fest, auf dem ihr euch austauscht.

Nach der Übergabe

Sei weiter erreichbar und beantworte Fragen.
Circa 2 Wochen nach Übergabe schau dir an, welche Fragen noch aufkamen und was bei der Übergabe vergessen wurde. Schreibe das ins Wiki, sodass das bei der nächsten Übergabe verbessert werden kann.

Konstituierende Sitzung

Bei der konstituierenden Sitzung solltet ihr folgende Dinge besprechen:

Was wird von den neuen Vorständen erwartet? Also was sind explizit die Rechte und Pflichten, die mit dem Amt verbunden sind.
Klärt ab, wer wofür zuständig ist.
Sprecht über die Themen, die mehrere Personen und Ressorts betreffen. Klärt insbesondere ab, wer welche Aufgaben übernimmt.
Macht ein kurzes Who-is-who bei den anderen Fachvereinen und gebt bestehende Traditionen weiter. Zum Beispiel, welche Events gemeinsam organisiert wurden.
Setzt fest über welche Kanäle (Slack, Mail, etc.) die Kommunikation im Vorstand passieren soll.